Pour les études Ad'hoc et les Études Non Interventionnelles (NIS)
1. Champ d'application
Les présentes conditions générales de vente (les « CGV ») s’appliquent à toute fourniture de prestations de services en matière d’études de marché ad hoc et d’études non interventionnelles (ci-après, les « Services ») par A+A au profit du client (le « Client »).
Les CGV prévalent sur toute autre disposition et/ou condition figurant sur tout autre document ayant le même objet.
Toute réserve ou modification des CGV ne pourra être opposable, sauf si elle a été préalablement formalisée dans un document écrit et signé par un représentant dûment habilité de A+A.
2. Obligations des parties
2.1. A+A fournira les Services conformément aux CGV et à la proposition commerciale concernée de A+A (le « Contrat »).
Conformément aux règles professionnelles et codes déontologiques applicables aux études de marché (ESOMAR, EphMRA, BHBIA), A+A est soumise à une obligation générale de moyens. A+A fera preuve de toute l’attention et la diligence nécessaires pour l’exécution et la réalisation des Services.
Le Client reconnaît et accepte que les taux de réponses aux études, sondages et projets d’études de marché ne sont pas prévisibles, et que les résultats sont des estimations faites à partir d’échantillons et sont fondés sur les réponses données par les répondants auxdites études sur lesquelles A+A n’a aucune influence d’aucune sorte. Dès lors, les résultats en découlant sont soumis à une marge d’erreur compte tenu du traitement statistique des informations.
A+A s’engage à se conformer à l’ensemble des législations, réglementations, conventions, normes, codes de conduite, autorisations et licences applicables et relatifs aux Services.
Notamment, A+A s’engage à se conformer à la règlementation applicable en matière de transparence dans le pays du lieu de prestation des Services.
2.2. Le Client s’engage à fournir à A+A l’ensemble des documents, informations, matériaux, échantillons et/ou éléments nécessaires à la réalisation des Services (les « Eléments du Client »). L’ensemble des Eléments du Client transmis à A+A par le Client devra se conformer aux lois et réglementations applicables et ne devra pas porter atteinte aux droits des tiers. Le Client s’engage à fournir à A+A les informations nécessaires concernant leur utilisation et, le cas échéant, les méthodes de transport et de stockage. Le Client relèvera indemne A+A en cas d’action judiciaire ou de réclamation effectuée par toute personne ayant subi une perte ou un dommage en raison de l’utilisation par elle des Eléments du Client.
2.3. A+A est consciente des challenges présentés par l’utilisation de l’intelligence artificielle générative (« IA »), mais aussi de ses atouts. Le Client accepte que A+A puisse être amenée à utiliser des systèmes d’IA pour des tâches spécifiques afin d’améliorer les Services qu’elle fournit sous réserve de la mise en œuvre de garanties adéquates visant à protéger la confidentialité, la sécurité et la conformité réglementaire des données concernées. Une liste de ces IA peut être fournie sur demande.
2.4. Dans le cas où le Client aurait accès à des données d’un panel de répondants d’A+A et/ou de l’un de ses sous-traitants, le Client s’engage à les utiliser dans le respect de la législation applicable. Le Client s’interdit expressément de reconstituer, enrichir ou créer, directement ou indirectement, un panel ou toute base de données similaire à partir de ces informations.
3. Droits de propriété intellectuelle
3.1. Tout droit de propriété intellectuelle développé en dehors de l’exécution du présent Contrat (la « Propriété Intellectuelle Antérieure ») par une partie restera la propriété de cette dernière.
L’ensemble des résultats provenant d’une étude syndiquée, telle que définie par le Code de conduite de l’EphMRA, fait partie de la Propriété Intellectuelle Antérieure de A+A.
3.2. Sauf disposition contraire prévue à l’article 3, le Client, à compter du paiement intégral des Services et des résultats, deviendra le propriétaire exclusif des droits de propriété intellectuelle attachés aux résultats découlant des Services. Le Client pourra utiliser les résultats de bonne foi pour ses propres besoins commerciaux.
3.3. En cas de publication de tout ou partie des résultats, le Client en informera préalablement A+A et s’engage i) à faire apparaître les informations légales nécessaires (informations résultant des codes de déontologie applicables, pour les études de marché), dont notamment la dénomination de A+A, et ii) à refléter la réalité des résultats fournis par A+A.
Le projet de publication devra être soumis par le Client à A+A pour approbation préalable. En tout état de cause, le Client s’interdit de divulguer à des tiers des informations susceptibles de nuire à la commercialisation, à l’image, et/ou à la crédibilité des résultats de A+A et de A+A elle-même. Notamment, le Client s’interdit d’exagérer, déformer ou donner une image inexacte des informations, résultats ou données fournis par A+A ou pouvant nuire à sa réputation.
4. Prix
En contrepartie des Services et résultats fournis par A+A, le Client versera à A+A le montant convenu entre les parties au sein de la proposition commerciale de A+A, hors TVA. La TVA sera versée en sus, le cas échéant. Sauf indication contraire au sein de la proposition commerciale de A+A ou accord contraire par écrit entre les parties, les modalités de paiement sont les suivantes : 50 % à l’acceptation de la commande par le Client, les 50 % restant au jour de la livraison du rapport définitif des résultats.
Les factures seront réglées par le Client dans un délai de trente (30) jours à compter de la date de facture. En cas de retard de paiement, A+A se réserve le droit d’appliquer des pénalités de retard de 1 % (un pourcent) par mois de retard ou, le cas échéant, correspondant au taux légal applicable.
Tout service supplémentaire à ceux prévus au sein de la proposition commerciale de A+A fera l’objet d’une facture complémentaire.
5. Pharmacovigilance – Procédure de remontée
5.1. A+A s’engage, tout au long de la fourniture des Services, à se conformer aux règles du BHBIA (instructions, formulaire de remontées de pharmacovigilance et réconciliation) pour les remontées de pharmacovigilance.
5.2. Tout évènement indésirable mentionné à l’occasion de la réalisation des Services fera l’objet d’une remontée par A+A auprès du service de Pharmacovigilance du Client dans un délai d’un (1) jour ouvrable, et au plus tard dans un délai de trois (3) jours calendaires suivant la découverte du cas de pharmacovigilance si l’information concernée est reçue en dehors des heures de travail de A+A, le vendredi ou encore la veille et/ou pendant un weekend/jour férié. A la fin du terrain, A+A adressera un rapport de réconciliation au Client dans un délai convenu entre les parties.
5.3. A+A s’engage à ce que l’ensemble de son personnel soit informé de la procédure de remontées de pharmacovigilance selon les normes du BHBIA et fournira au Client, sur demande, un certificat valable de conformité auxdites normes. Lorsque le Client fournit à A+A une formation sur la pharmacovigilance, A+A s’assurera que l’ensemble de ses salariés travaillant dans le cadre des Services et pouvant avoir accès à des informations de pharmacovigilance, suive ladite formation.
6. Protection des données
6.1. Lorsque le Règlement Général de Protection des Données 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (le « RGPD ») s’applique, chaque partie s’engage à se conformer à ses obligations RGPD, et en tout état de cause, à l’ensemble des règlementations applicables en matière de protection des données personnelles.
Les deux parties déclarent qu’elles ont (i) effectué l’ensemble des notifications et soumis toutes les demandes d’autorisation nécessaires auprès de leurs autorités respectives compétentes pour le traitement des données personnelles réalisé sous leur responsabilité, et (ii) respectent toutes les obligations applicables au traitement des données personnelles (y compris les obligations d’information auprès des personnes concernées). Notamment, lorsque A+A reçoit du Client, ou d’un tiers agissant pour le compte du Client, un fichier contenant des données personnelles de répondants éventuels devant être contactés pour l’exécution des Services, le Client confirme et garantit à A+A la conformité dudit fichier aux réglementations applicables en matière de protection des données, telles que le RGPD, et garantit que le Client ainsi que, le cas échéant, le tiers agissant pour son compte, disposent des droits et autorisations nécessaires pour transférer ledit fichier à A+A aux fins de l’exécution des Services par A+A et ses sous-traitants.
6.2. En tant que sous-traitant au regard du RGPD, A+A traitera les données personnelles des personnes concernées par le projet (les « Données Personnelles des Personnes Concernées ») uniquement aux fins de l’exécution des Services, et pour le compte du Client conformément à ses instructions légales et documentées.
6.3. Conformément aux règles régissant les études de marché, A+A ne pourra pas divulguer au Client des données personnelles pouvant lui permettre d’identifier une personne concernée par le projet (ex. : le nom des répondants) (sauf dans le cadre des obligations légales applicables en matière de pharmacovigilance et sous réserve que la personne concernée ait donné son autorisation préalable). De ce fait, le Client délègue à A+A la gestion des demandes provenant des personnes concernées par le projet et souhaitant exercer leur droit au titre du RGPD. S’agissant des fichiers contenant des données personnelles de répondants potentiels transmis à A+A par le Client ou pour le compte du Client, A+A informera le Client de toute demande des personnes figurant sur ladite liste et souhaitant exercer leurs droits, afin que le Client puisse répondre auxdites demandes dans les délais légaux.
6.4. A+A devra, dans la mesure permise par la loi, informer le Client sans délai dans l’hypothèse où A+A reçoit des demandes relatives au traitement des Données Personnelles des Personnes Concernées provenant des autorités de protection des données compétentes. Dans la mesure où le Client, dans le cadre de l’utilisation des Services, n’est pas en mesure de répondre à une telle demande, A+A devra, à la requête du Client, et afin de répondre à ladite demande, fournir au Client une coopération raisonnable (y compris, dans la mesure du possible, par la fourniture de mesures techniques et organisationnelles appropriées). Dans la mesure légalement permise, tous les coûts raisonnables générés par l’assistance ou la coopération de A+A, seront à la charge du Client, y compris les frais liés à la fourniture de fonctions supplémentaires.
Si le Client doit (i) réaliser une analyse d’impact et/ou (ii) fournir des informations aux autorités de protection des données personnelles pour se conformer à la règlementation applicable, A+A fournira les informations raisonnablement demandées concernant les Services de A+A aux frais du Client.
6.5. Le Client accepte d’ores et déjà qu’A+A recourt à des sous-traitants pour la réalisation des Services. A+A s’engage à tenir à disposition du Client, sur simple demande, la liste à jour des sous-traitants intervenants dans le cadre des Services.
A+A informe par les présentes qu’A+A pourra recourir à ses filiales STPEM et Excel Fieldwork, détenues par elle à 100%, pour la réalisation des Services.
Lorsque le Client approuve un sous-traitant, A+A conclura un accord écrit avec ledit sous-traitant prévoyant que le sous-traitant s’engage à protéger les Données Personnelles des Personnes Concernées dans les mêmes conditions que celles prévues au sein des présentes CGV, dans la mesure applicable à la nature des services fournis par le sous-traitant.
6.6. Le Client reconnaît et accepte que A+A pourra transférer et traiter les Données Personnelles des Personnes Concernées partout dans le monde où A+A, ses Affiliés ou ses sous-traitants exercent des opérations de traitement de données, sous réserve que A+A fournisse à tout moment un niveau approprié de protection concernant les Données Personnelles des Personnes Concernées qu’elle traite et sous réserve que A+A informe préalablement le Client dudit transfert, conformément au RGPD et au Contrat.
6.7. A+A supprimera toutes les Données Personnelles des Personnes Concernées en sa possession ou placées sous son contrôle, trois (3) ans après la fin des Services.
6.8. Les listings fournis par le Client à A+A sont réputés avoir été constitués conformément à la législation applicable. Le Client garantit à A+A disposer de l’ensemble des droits et autorisations nécessaires permettant à A+A et ses potentiels sous-traitants d’utiliser ces listings dans le cadre de l’exécution des Services.
6.9. En l’absence de mise en place entre le Client et A+A d’un accord sur le traitement de données personnelles relatif aux Services, l’accord sur la protection des données publié sur le site internet d’A+A accessible via le lien suivant, s'appliquera.
7. Confidentialité
A+A et le Client s’engagent à respecter la confidentialité de toute information et documentation, de toute nature, concernant l’autre Partie, à laquelle chacune des parties peut avoir accès dans le cadre des Services, et ce, pendant une durée de 5 (cinq) ans à compter de la fin du projet.
Les deux parties prendront l’ensemble des mesures nécessaires envers leurs salariés pour s’assurer du respect par eux de la confidentialité de toutes les informations et documentations.
8. Responsabilité
A+A s’engage à réaliser les Services avec la diligence et l’attention normalement attendue d’un professionnel spécialisé dans les Services proposés. A+A sera responsable de tout dommage direct pouvant être causé au Client et/ou à ses Affiliés dans le cadre de l’exécution des Services par A+A et/ou par ses sous-traitants.
Le Client reconnaît qu’il a consulté l’ensemble des documents et informations relatifs aux Services fournis par A+A et déclare qu’il est entièrement informé des limites propres aux études de marché, et notamment des limites concernant les résultats et la méthodologie utilisée pour obtenir les résultats.
Dans l’hypothèse où la responsabilité de A+A serait engagée, cette dernière sera limitée au montant versé par le Client à A+A pour les Services concernés. En tout état de cause, aucune des parties ne sera responsable : (a) directement ou indirectement, de toute perte d’activité, de revenus, de bénéfices ou d’atteinte à son image, ou (b) de tous dommages indirects, punitifs, spéciaux, secondaires ou consécutifs.
9. Force majeure
Aucune partie ne pourra être tenue pour responsable envers l’autre partie ou ne sera considérée comme ayant manqué à ses obligations contractuelles dans l’hypothèse où ledit manquement résulte d’un cas de force majeure tel que défini par la loi et la jurisprudence.
10. Durée et Résiliation
10.1. Le Contrat lie les parties et leurs successeurs autorisés et ayants-droits respectifs à compter de l’acceptation de la proposition de A+A par le Client et restera en vigueur jusqu’à la fin des Services, sauf mention écrite contraire.
10.2 Nonobstant ce qui précède, en cas de manquement de la part de l’une des Parties dans l'exécution de l’une de ses obligations essentielles visées aux Conditions, le contrat pourra être résilié par l’autre Partie, un (1) mois après l’envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception restée infructueuse, et ce sans préjudice des dommages et intérêts éventuels qu'elle sera susceptible de réclamer en réparation de son préjudice.
En outre, le Client peut résilier le présent Contrat à tout moment moyennant un préavis écrit de trente (30) jours à A+A.
10.3. En cas de résiliation anticipée, le montant des Services et frais exigibles au titre du présent Contrat sera proratisé et limité aux frais déjà engagés pour le travail commandé par le Client et régulièrement effectué jusqu’à la date effective de résiliation. L’ensemble des coûts réels pour mener à bien les activités liées à la fin des Services sera également dû par le Client.
11. Loi applicable – Juridiction compétente
Les CGV et le Contrat sont soumis à la loi française pour les règles de forme ainsi que les règles de fond. Tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux compétents de Lyon, France, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.
Pour les études syndiquées et de licence de droits
Les présentes conditions générales de vente (« Conditions ») s’appliquent à toute vente d’étude syndiquée conclue entre A+A et le Client. Elles ont pour objet de définir les conditions et modalités d’exploitation des Résultats fournis par A+A en tant que promoteur/sponsor de l’Etude au Client. Les termes présentant une majuscule sont définis à l’article 1 des Conditions.
Article 1. Définitions
- Affilié : désigne toute société qui, directement ou indirectement, contrôle ou est contrôlée par A+A ou le Client. Aux fins des présentes, on entend par contrôle la propriété directe ou indirecte de plus de cinquante pour cent (50 %) du capital ou de plus de cinquante pour cent (50 %) des droits de vote ou le pouvoir de désigner la majorité des membres de son principal organe de direction.
- Client : désigne le client ayant accepté la proposition commerciale de A+A relative à l’Etude ainsi que ses Affiliés.
- Étude : désigne l’étude syndiquée réalisée par A+A décrite au sein de la proposition commerciale de A+A, et dont les Résultats intéressent le Client.
- Résultats : désigne les données, analyses, rapports, résultats, synthèses produits par A+A dans le cadre de l’Etude pour lesquels le Client est intéressé et visés au sein de la proposition commerciale de A+A, et ce, à l’exclusion de tout autre élément d’A+A dont, et sans limitation, les méthodes et le savoir-faire ayant conduit à la réalisation des Résultats.
Article 2. Champ d'application
Aucun autre document ou conditions ayant le même objet que les Conditions et contraire auxdites Conditions, dont des conditions générales d’achat, ne prévaudra sur lesdites Conditions.
Article 3. Droit d'utilisation
3.1. A+A est titulaire de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle portant sur les Résultats.
3.2. Par les présentes, A+A autorise de manière non-exclusive le Client à utiliser les Résultats conformément à leur destination pour ses seuls besoins internes.
La présente autorisation d’utilisation est concédée au Client en contrepartie du complet paiement du prix de l’Etude et ce, pour la durée des droits d’auteur portant sur les Résultats.
Le Client s’engage à ne pas porter atteinte directement ou indirectement aux droits de propriété intellectuelle de A+A. Aussi, le Client s’interdit notamment :
- d’utiliser les Résultats autrement que dans les conditions visées au présent article ;
- de publier/communiquer les Résultats à quelque tiers que ce soit, et plus généralement de mettre les Résultats à disposition de tiers, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, sous quelque forme et pour quelque cause que ce soit, à titre gratuit ou onéreux, sauf autorisation préalable, expresse et écrite de A+A ;
- d’altérer, modifier de quelque manière que ce soit tout ou partie des Résultats ;
- de supprimer toute mention concernant le nom, les marques ou mentions de propriété de l’auteur ;
- de transférer à quelque titre que ce soit, et notamment de sous-licencier le présent droit d’utilisation à quelque tiers que ce soit autre que les Affiliés sous-réserve que ces derniers soient tenus aux mêmes obligations que celles visées au présent article.
Le Client s’engage par ailleurs à faire figurer le nom de A+A sur tout support faisant référence aux Résultats.
Les conditions visées au présent article 3.2 sont des conditions essentielles du contrat.
Le Client se porte fort du respect par son personnel des Conditions. Le Client reconnaît expressément que les Conditions ne lui octroient aucun autre droit en dehors des droits d’utilisation portant sur les Résultats visés au présent article.
3.3. La présente autorisation d’utilisation est consentie de manière non-exclusive au Client et à titre strictement personnel. Elle ne pourra être cédée, transférée ou transmise, à qui que ce soit et à quelque titre que ce soit, directement ou indirectement, totalement ou partiellement, à titre onéreux ou gratuit.
3.4. Le Client s'engage à traiter toutes les données reçues d’A+A conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, y compris, mais sans limitation, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), ainsi que toute autre législation applicable dans le pays où les données sont traitées.
3.5. Dans le cas où le Client aurait accès à des données d’un panel de répondants d’A+A et/ou de l’un de ses sous-traitants, le Client s’engage à les utiliser conformément à la législation applicable. Le Client s’interdit expressément de reconstituer, enrichir ou créer, directement ou indirectement, un panel ou toute base de données similaire à partir de ces informations.
3.6. Aucun système d'intelligence artificielle, y compris les outils d'apprentissage automatique ou d'intelligence artificielle générative, ne peut être utilisé sur les données d’A+A sans l'accord écrit préalable de A+A et sous réserve de garanties contractuelles adéquates.
Article 4. Standards
Les services fournis par A+A dans le cadre de l’Etude le sont conformément aux règles édictées pour les études de marché syndiquées dans le domaine de la santé, dont celles de l’EphMRA, l’ASOCS ou encore le BHBIA.
Article 5. Pharmacovigilance
A+A étant le sponsor/promoteur de l’Etude syndiquée, les règles en matière de pharmacovigilance ne s’appliquent pas et aucune remontée ne sera effectuée par A+A en la matière.
Article 6. Confidentialité
A+A s'engage à communiquer au Client tous les documents et informations en sa possession nécessaires à la bonne compréhension et utilisation des Résultats. Le Client s’engage à conserver confidentiels lesdits documents et informations que lui aura communiqués A+A, dont les éventuels méthodes et savoir-faire dont il peut avoir eu connaissance à cette occasion, et ce pendant une durée de dix (10) ans à compter de cette communication.
De son côté, A+A s’engage à garder confidentielle toute information que lui aura transmis le Client, pendant une durée de dix (10) ans à compter de sa remise.
Article 7. Prix
En contrepartie de la fourniture des Résultats de l’Etude et de la présente concession de droit, le Client versera à A+A, la somme convenue entre le Client et A+A dans la proposition commerciale, cette somme étant entendue hors taxe, TVA en sus.
Sauf mention contraire dans la proposition commerciale, les modalités de règlement sont les suivantes : 50% à la signature de la commande par le Client, 50 % restant à la livraison des Résultats.
Le paiement des factures par le Client interviendra à trente (30) jours date de facture. Tout retard sera susceptible d’une pénalité de (un) 1% par mois de retard.
Article 8. Garantie et responsabilité
A+A garantit au Client que les données ont été collectées en conformité avec l’ensemble des lois et règles applicables, notamment en matière de droit relatif à la protection des données personnelles. A+A garantit également au Client que A+A est titulaire de l’ensemble des droits portant sur les Résultats et qu’il dispose du droit de les concéder au Client.
Le Client reconnaît avoir pris connaissance de l'ensemble des documents et informations relatifs à l’Etude que lui a fournis A+A et déclare être pleinement informé des limites propres aux études de marché, et en particulier des limites que peuvent avoir les Résultats et la méthodologie utilisée pour y aboutir.
Dans l’hypothèse où la responsabilité de A+A venait à être engagée, cette dernière sera limitée aux seuls dommages directs résultant de l’octroi par A+A au Client de la licence d’utilisation sur les Résultats, à l’exclusion de tout autre, et ne pourra excéder le montant du prix convenu entre les Parties tel que défini dans la proposition commerciale de A+A. En tout état de cause, A+A ne saurait en aucun cas être responsable de l’utilisation et plus généralement de l’exploitation qui serait faite par le Client des Résultats.
Dans le cas où le Client aurait accès à des données d’un panel de répondants d’A+A et/ou de l’un de ses sous-traitants, le Client s’engage à les utiliser dans le respect de la législation applicable. Le Client s’interdit expressément de reconstituer, enrichir ou créer, directement ou indirectement, un panel ou toute base de données similaire à partir de ces informations.
Article 9. Prise d'effet et Résiliation
Les Conditions sont valables pour toute la durée de la mission et pour toute la durée des différents droits et obligations mentionnés.
En cas de manquement de la part de l’une des Parties dans l'exécution de l’une de ses obligations essentielles visées aux Conditions, le contrat pourra être résilié par l’autre Partie, un (1) mois après l’envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception restée infructueuse, et ce sans préjudice des dommages et intérêts éventuels qu'elle sera susceptible de réclamer en réparation de son préjudice.
Sont considérées comme des obligations essentielles les stipulations des articles 3 (Droit d'utilisation), 6 (Confidentialité), 7 (Prix) et 8 (Garantie et responsabilité)
Article 10. Loi applicable et juridiction compétente
Les Conditions sont soumises à la loi française tant pour les règles de forme que pour les règles de fond. En cas de litige, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux compétents de Lyon, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.
